Qué es un
Diagrama de Flujo – Gestión de Procesos
Un diagrama de flujo es una representación
gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo
diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que
indican la dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción
visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación
secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas
en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del
proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección
de indicadores de proceso
Beneficios
del Diagrama de Flujo
· En primer lugar, facilita la obtención de una
visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir
más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros
procesos y subprocesos.
·
Permiten definir
los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no
estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos)
involucrados.
·
El diagrama de
flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar
sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y
expectativas.
·
Estimula el
pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más
factible generar alternativas útiles.
·
Proporciona un
método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es
cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que
entrarán en contacto con la diagramación.
·
Un diagrama de
flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso.
·
Igualmente,
constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y
medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.
·
Facilita el
estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo
y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de
la eficacia y la eficiencia.
·
Constituyen el
punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.
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